13.1. Introducción
Este apartado es algo diferente de los anteriores, pues consta tan sólo de 3 puntos: un solo apartado perteneciente al marco teórico, donde esquematizaremos el plan de acogida; el plan de acogida propiamente dicho, como aplicación práctica; y las conclusiones.
Un manual de acogida a los nuevos trabajadores se utiliza para explicar lo esencial de la empresa y deberá acompañarse de otra documentación específica del puesto de trabajo al que accede la persona recién incorporada.
El manual de acogida, una vez elaborado, permite la incorporación eficaz de las nuevas contrataciones de la empresa aportando a estas personas los conocimientos necesarios sobre la constitución de la empresa, su funcionamiento, las relaciones interpersonales, etc.
Los principales objetivos de una acogida igualitaria y eficaz son los siguientes:
• Que la persona esté adaptada al puesto y con un rendimiento óptimo en el menor tiempo posible
• Que la persona adquiera el mayor conocimiento de la empresa (clientes, productos, servicios, etc.)
• Que la persona se implique, desde el principio, en un proyecto común, siendo rentable para la empresa
A continuación mostraremos el esquema en que se dividirá el plan de acogida y explicaremos en líneas generales en qué consiste cada apartado para posteriormente aplicarlo a nuestra empresa.
13.2. Marco conceptual
Esquema del plan de acogida
Dividiremos nuestro plan de acogida a los nuevos trabajadores en los siguientes puntos:
1. Presentación de la empresa
En este apartado presentamos nuestra empresa. Se compone de:
• Misión, visión y valores
• Organigrama de la empresa
• Lista de productos o servicios que se generan en la empresa
2. Aspectos sociolaborales
En este apartado se deben comentar algunos aspectos referidos al marco de relaciones sociolaborales que tenemos en nuestra empresa. Por lo tanto, es preciso explicar las normativas internas que nos regulan y que deberán estar recogidas en el convenio de aplicación tales como:
• El sistema de control de presencia.
• El calendario de trabajo y la normativa referente al mismo.
• El funcionamiento del servicio médico: prestaciones socio-sanitarias y salud laboral en general.
• Cómo es una nómina y los conceptos que contiene.
• Normas de convivencia básicas referidas, por ejemplo, al tabaco, al trato igualitario entre mujeres y hombres o al cuidado de las instalaciones, entre otras cosas. Deben adaptarse a la casuística específica de cada empresa.
• Prestaciones sociales de la empresa, si fueran relevantes, y actividades en materia de responsabilidad social corporativa.
• Normativa que la empresa pudiera aportar en materia de conciliación de la vida personal y laboral.
3. Gestión de la prevención
Que contará básicamente con un apartado que muestre la política de seguridad y salud laboral de la empresa
4. Sistema de gestión ambiental
Este apartado debe considerarse recomendable para todas las empresas, pero especialmente para aquellas que estén certificadas. Conviene recordar que los requerimientos de formación, divulgación y sensibilización son importantes dentro de este modelo de gestión.
5. Políticas de igualdad de oportunidades de hombres y mujeres
Este punto supone integrar en la organización, sistemas y formas de trabajo dirigidas a mujeres y hombres a fin de que, no sólo eviten posibles situaciones de discriminación por razón de sexo, sino que garanticen y fomenten la igualdad real y efectiva de sus trabajadoras y trabajadores. Conviene mostrar un tipo de mensaje abierto y claro en donde:
• Tanto los trabajadores como las trabajadoras, tomen conciencia de por qué trabajar desde la perspectiva de la igualdad en el trato es importante para el clima laboral y para la competitividad de la organización. Por ello, es responsabilidad de todas las personas de la empresa que tal principio se cumpla.
• La empresa exprese claramente en qué compromisos y actuaciones se materializa la política de igualdad, haciendo un seguimiento de la misma y dotándola de los recursos necesarios
6. Sistemas de información
Este apartado incluye orientaciones sobre los sistemas de información de la empresa. Cada vez más la información se convierte en uno de los recursos más importantes y cada vez más asistimos a su progresiva digitalización.
La guía muestra una serie de contenidos estándar que deberán ser adecuados al caso de cada empresa en particular.
7. Prácticas de gestión de personas
En el que especialmente hablaremos del pasado tema de la formación
Este será el esquema a desarrollar en nuestra empresa. En el siguiente apartado entraremos en la parte práctica del tema, realizando a grandes rasgos un manual de acogida en Wedding Planners 2M’S.
13.3. Manual de acogida de Wedding Planners 2M’S
13.3.1 Presentación de la empresa
Nuestra empresa ha sido creada para satisfacer las necesidades de las parejas que estan apunto de casarse, antes y durante la boda.
Es sabido, los nervios que se pasan a la hora de casarse, pero únicamente la pareja sabe los malos ratos y todas las horas que han tenido que dedicar a los preparativos, que en algunos casos, son motivos de discusión en la pareja.
Nuestra misión es hacerles más llevaderos los preparativos de la boda, dar consejo personalizado a las parejas y hacerles vivir una experiencia de película.
Nuestra empresa esta al alcance de todo el mundo, porque consideramos que todos, sobretodo un día tan especial como una boda, hemos de sentirnos especiales, independientemente del nivel adquisitivo que tengamos, y porque a todo el mundo le gusta disfrutar sin tener que preocuparse por nada. Éste es nuestro objetivo.
Nuestros objetivos y valores son los siguientes:
- conocer muy bien los gustos de nuestros clientes, para poder reducir al máximo sus inquietudes y realzar sus preferencias y sus sueños.
- que nuestros clientes se sienta cómodos y satisfechos con las labores que realicemos y nuestros servicios, es decir, que no solamente se sientan especiales el día de su boda, sino que también se sienta especiales durante los preparativos de ésta. Para que esto sea de esta manera, nuestra dedicación, atención y cuidados han de ser máximos.
- Que el día de la boda pase sin ningún contratiempo, que la pareja goce de su felicidad junto a todos sus invitados, y que todo transcurra como ellos algún día soñaron.
Para llevarlos a cabo disponemos de un equipo humano excelentemente cualificado y organizado de la siguiente manera:
Dependiendo de la categoría profesional, cada trabajador que se incorpora a la empresa es asignado a uno de los tres departamentos, a cargo de su correspondiente encargado.
Documentación requerida para formalizar el expediente de alta
Generalmente por teléfono en el momento de aceptar el llamamiento por bolsa.
• Fotocopia original
• DNI
• Documento donde figure el NSS
• Titulación académica requerida
• Cuenta bancaria
Cuando de formaliza el alta, personalmente, en el departamento de personal, se procederá a la firma del contrato, así como a la declaración jurada de compatibilidad
13.3.2. Aspectos sociolaborales
En este apartado incluimos información diversa referente a los aspectos sociolaborales.
Calendario laboral de Cataluña.
• 6 de enero – Día de reyes (viernes)
• 6 de abril – Viernes Santo (viernes)
• 9 de abril – Lunes de Pascua Florida (lunes)
• 1 de mayo- Día del Trabajo (martes)
• 15 de agosto – La Asunción (miércoles)
• 11 de septiembre- Diada Cataluña (martes)
• 12 de octubre – Día Nacional de España(viernes)
• 1 de noviembre- Día de todos los Santos (jueves)
• 6 de diciembre-Día de la Constitución (jueves)
• 8 de diciembre – La Inmaculada (sábado)
• 25 de diciembre- Navidad (martes)
• 26 de diciembre – San Esteve (miércoles)
Y para la ciudad de Barcelona los días elegidos son el 28 de mayo-Pascua Granada (lunes) y el 24 de septiembre-La Merce (lunes).
Permisos y vacaciones
Los trabajadores dispondrán de 30 días de vacaciones al año
Disponen de 4 días de libre disposición (siempre que esté autorizado por su supervisor)
Disponen de 15 días laborables por matrimonio
Por fallecimiento familiar 1er grado: 3 días (si es menos de 50 km.) y 4 si es más de 50 de km
Por fallecimiento familiar de 2o grado: 3 días (si es menos de 50 km.)y 4 si es más de 50 de km
Por maternidad: 4 meses y paternidad 15 días
Sistemas de pago
El día de cobro será el último día de mes, si este cae en día festivo se adelantará al día inmediatamente anterior no festivo. El modo habitual de pago será por transferencia bancaria.
Por las características particulares de nuestra empresa es posible que se hagan turnos nocturnos atendiendo los servicios contratados por nuestros clientes, con lo cual tendremos que tener siempre a personal cualificado en la misma por los imprevistos y los servicios que puedan surgir.
Procuraremos pluses a los trabajadores por:
Nocturnidad
Fines de semana
Código ético y de conducta
El código ético y de conducta tiene como objetivo limitar y poder prevenir las “malas prácticas” por parte de los empleados.
Este código aplica a toda la compañía y, a todos sus miembros:
1) Cumplimiento de leyes, reglas y regulaciones:
Se supone que todos nuestros empleados tienen que cumplir con las leyes y regulaciones de la compañía. Si en el cumplimento de estas regulaciones se tienen dudas, se puede preguntar a nuestros consejeros.
Es fundamental que cualquier empleado que detecte cualquier irregularización por parte de la compañía o de un empleado, lo comunique a la empresa.
Los empleados que hayan sido implicados en cualquier incumplimiento de reglas, leyes y/o regulaciones serán amonestados y/o sancionados.
2) Conflicto de intereses:
El conflicto de intereses aparece cuando los intereses propios del trabajador, se interponen con lo de la compañía.
Si un trabajador detecta cualquier tipo de conflicto de esta característica, tiene que comunicarlo a la compañía para poder tomar las acciones pertinentes.
3) Confidencialidad:
Los empleados tienen la obligación de mantener la confidencialidad de toda aquella información que pueda ser utilizada para perjudicar a la compañía.
4) Regalos
El uso de fondos de la compañía está totalmente prohibida para realizar regalos, así mismo, está expresamente prohibido aceptar cualquier regalo de nuestros clientes, sin informar antes a las familias pertinentes y a la Dirección de la empresa.
5) Flujo de información
Los empleados tienen que extremar la precaución ante cualquier grabación, fotografía, o publicación de información.
Cualquier flujo de esta información tiene que tener una supervisión de la familia y de un miembro de Dirección.
Así mismo, cualquier publicación o medio que pregunte por nuestra empresa tiene que ponerse en contacto con Dirección.
13.3.3. Gestión de la prevención
La unidad de prevención de riesgos laborales y salud laboral es el referente para los profesionales en estas materias.
Tras la formalización del nombramiento, el nuevo empleado debe acudir al departamento correspondiente donde se le informará en materia de Prevención de Riesgos Laborales, además de pedir cita para el reconocimiento médico y la obtención de apto correspondiente.
Este Servicio es el referente en caso de accidente laboral, riesgo laboral, necesidad de adaptación del puesto, etc., en definitiva, de la vigilancia de la salud de los empleados en general, para lo cual cuenta con el apoyo del Comité de Seguridad y la Salud.
Para ello en todos los servicios y unidades existe a disposición del personal una carpeta en la que están todos los procedimientos de Prevención de Riesgos.
Si el empleado sufre algún accidente en el trabajo (a pesar que no es una empresa cuyo cometido implica una alta seguridad laboral) debe ponerlo en conocimiento de su superior inmediato, que le indicará el procedimiento a seguir.
13.3. 4 Sistema de gestión ambiental
El compromiso con el medio ambiente es un tema de vanguardia y nuestra empresa no está ajena a demostrar que también participa en este contexto.
Para ello los sistemas de gestión ambiental establecen modelos de control para que nuestra organización demuestre que está a favor de preservar los recursos naturales.
Para cumplir con este compromiso, nuestra empresa, cumple e implanta la norma de la familia ISO 14000 y se asegura de que la empresa cuenta con inspecciones, controles y acciones que permiten reducir los riesgos de contaminación y permite identificar y controlar los aspectos ambientales de la organización bajo un sistema estandarizado. Este incluye la creación de una política ambiental, la determinación de metas y objetivos, y el establecimiento de procedimientos para lograr su conformidad, demostrarla a terceros y evaluar su eficacia.
13.3. 5 Políticas de igualdad de oportunidades de hombres y mujeres
La igualdad entre hombres y mujeres es uno de los principios fundamentales del Derecho comunitario. Los objetivos de la Unión Europea (UE) en materia de igualdad entre hombres y mujeres consisten en garantizar la igualdad de oportunidades y de trato entre ambos sexos y en luchar contra toda discriminación basada en el sexo
En Wedding Planners 2M’s no podíamos ser menos, y promovemos una serie de medidas en contra de la discriminación sexual y a favor de la igualdad entre hombres y mujeres
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Entre nuestras máximas contamos con:
1. Conseguir la misma independencia económica para las mujeres y los hombres
A pesar de la legislación existente, persiste la diferencia salarial de un 15% entre los hombres y las mujeres, como consecuencia de desigualdades estructurales en el mercado laboral y de discriminaciones directas. En nuestra empresa eliminamos tal diferencia.
Los hombres y las mujeres se enfrentan a riesgos sanitarios diferentes. La investigación médica y las estadísticas e indicadores de seguridad y sanidad se centran principalmente en los hombres y en los sectores predominantemente masculinos. El servicio de prevención citado con anterioridad de la empresa ignora tales barreras, ofreciendo servicio igualitarios y de calidad.
2. Conciliación de la vida privada y la actividad profesional
Es esencial facilitar el acceso a las guarderías y el equilibrio entre el trabajo y la vida privada, y mejorar las prestaciones de servicios destinados a las personas mayores.
3. Misma representación en la toma de decisiones
La presencia de mujeres en la toma de decisiones de la empresa es algo habitual en W. P 2M’S, contando con importantes empresarias entre su plantilla, que gestionan y deciden el futuro de la empresa
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4. Eliminación de los estereotipos sexistas
La educación, la formación y la cultura deberían permitir a las mujeres orientarse hacia estudios no tradicionales y sectores profesionales valorados. Hemos acabado con estos estereotipos, contando entre la dirección de la empresa con mujeres.
13.3.6. Sistemas de información.
Habrá varios sistemas para poder informar:
- los e-mail de correo interno, donde quedarán detalladas las distintas peticiones que se necesitan llevar a cabo. Los comerciales entre si deberán comunicarse que es lo que necesitan para poder ejecutar su tarea, es decir, el comercial que se encargue de tratar directamente con los clientes deberá informar a su compañero sobre los gustos de éstos para poder concertar lugares o servicios. Esto ha de constar por escrito simplemente para poder prevenir errores u olvidos de algún tipo. A la vez, deberán comunicárselo a sus superiores, para que estos puedan organizar los planes y seguimientos de estos, y por otra parte hacer números sobre todos los gastos que se van a llevar a cabo.
- Teléfono, para poderse comunicar en el momento ya sea para dudas, consejos o porque necesitan ayuda.
- Reuniones, una vez al día deberán reunirse. Primeramente se reunirán los comerciales con el jefe del departamento comercial, y después se reunirán los jefes de departamento con el director. Esto es una manera de ponerse al día solventar dudas, consensuar soluciones y trabajar en grupo. Además se estrecharán los lazos laborales, puesto que se tiene más cercanía, lo que dará mayor seguridad a la hora de trabajar.
13.3.7. Prácticas de gestión de personas.
Se realizarán buenas prácticas mediante la perspectiva del género, la igualdad de oportunidades y la igualdad retributiva.
Una “Buena Práctica” es aquella acción o conjunto de actuaciones que es considerada por su novedad, implicaciones e impacto, como un ejemplo a reflejar, sistematizar y compartir en razón a los “beneficios” que aporta. Constituye un marco de referencia sobre el cual poder seguir avanzando de manera consciente y pautada.
Toda “Buena Práctica” va acompañada de un proceso de aprendizaje que permite irla perfeccionando poco a poco, y pasar de la etapa de acción pionera, arriesgada y novedosa, a la etapa de una acción controlada.
Formalizar y sistematizar dicho proceso de aprendizaje permite identificar con mayor precisión los errores y las mejores soluciones, y esto, a su vez, permite evitar los errores a aquellas otras personas que se enfrenten a los mismos problemas.
Además, todo esfuerzo por sintetizar “Buenas Prácticas” conlleva cuatro objetivos que han de ser tenidos en cuenta:
1. Capitalización de métodos: Consiste en sistematizar los procesos de aprendizaje entre acciones diferentes sobre temas similares. La capitalización de métodos entre buenas prácticas diferentes presupone contar con elementos de comparación, y por tanto, con un marco conceptual a dicho efecto.
2. Transferencia de información: Es la base para transferir conocimiento, ya que toda transferencia no es simplemente una copia, suele ser una adaptación y frecuentemente una mejora. Un mayor conocimiento va a permitir tomar mejores decisiones.
3. Divulgación y sensibilización: El objetivo de divulgación responde a necesidades de información y de transmisión de una determinada imagen. Una estrategia de divulgación implica que se defina con precisión el grupo objetivo que se quiere alcanzar y el tipo de mensaje que se quiere divulgar.
4. Reflexiones para políticas futuras: La síntesis de “Buenas Prácticas” va a poner de relieve la existencia de elementos que se repiten, faltas de respuesta, contradicciones, etc., y que, por tanto, es indispensable que se tengan en cuenta para la concepción de otras acciones en el futuro.
13.3.8-. Dónde encontrar más información.
Nuestra empresa estará anunciada en los diarios autonómicos de Catalunya, donde constará un número de teléfono y una web donde podrán ponerse en contacto con nosotros.
En la web quedarán explícitos los rasgos generales de nuestra empresa, a que nos dedicamos, cuál es el servicio que ofrecemos, etc. Pero si tiene más interés, quiere especificar y/o quiere contratar nuestros servicios, póngase en contacto con nosotros mediante teléfono y solventaremos cualquier tipo de duda.
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